Důležitost databáze emailových kontaktů


5695430944_1d8b413075_b

Photo Credit: Paul Nicholson cc

Možná jste slyšeli o firmě Instagram. Ne? Instagram je firma z Ameriky, která vytvořila jednoduchý nástroj, jak upravovat fotky na mobilu. Po dvou letech od jejího vzniku ji Facebook koupil za 1 miliardu dolarů, v té době v Instagramu pracovalo 13 lidí. Instagram je aplikace zdarma a funguje bez reklamy.

Tuhle hračičku v dubnu 2012 koupil Facebook dle prvních informací za 1 miliardu dolarů (ve skutečnosti to bylo 715 miliónů, kvůli poklesu ceny akcií Facebooku, ale miliarda zní lépe 🙂 ). To je 20.000.000.000 korun.

Jak je možné, že Facebook zaplatil takové peníze za firmu, která nevydělává? Proč si něco takového nenaprogramovali sami? Za co tedy Facebook zaplatil?

Z nadpisu článku už možná tušíte. Především šlo o databázi kontaktů. Počet lidí, kteří Instagram využívali, byl v době nákupu 100 miliónů. Jediné, co lidé z Instagramu dělali, bylo, že budovali jednu z největších databází kontaktů a poté ji zpeněžili. Pro Facebook je to dobrý nákup, 10 dolarů (200 korun) za loajální kontakt je slušná cena. Navíc s potenciálem obrovského růstu.

Co to vlastně databáze kontaktů je?

Photo Credit: striatic cc

Photo Credit: striatic cc

Databáze kontaktů je jednoduchý seznam emailů, jmen a případně telefonních čísel. Čím jednodušší tím lepší. Hlavní je totiž s touto databází pracovat, neustále ji doplňovat a udržovat všechna data aktuální.

Seznam emailových kontaktů Vám mimo jiné pomůže:

  • zvýšit návštěvnost Vašich stránek
  • informovat čtenáře o nejnovějších článcích a novinkách
  • zvýšit počet vracejících se návštěvníků
  • zlepšit efektivitu obchodní nabídky
  • zvýšit zájem o značku
  • zůstat ve spojení s Vašimi čtenáři

Pokud chcete ve firmě využívat email marketing, např. odesílat pravidelně hromadné emaily, tak si nejdříve vytvořte databázi kontaktů, abyste vůbec měli komu své emaily odesílat.

Kde databázi vytvořit a jakými údaji jí plnit?

K vytvoření databáze nemusíte nutně ihned využívat speciální nástroje, které jsou většinou placené, v začátcích Vám postačí úplně MS Excel. Jestli máte vytvořený účet na Googlu, můžete využít jeho možnost tvorby tabulek ve Vašem účtu.

databáze kontaktů

Jaké údaje do databáze zaznamenávat? Nejdůležitějším údajem je samozřejmě emailová adresa, bez té by to nešlo. Dále je vhodné mít jméno daného kontaktu a případně i telefonní číslo. Ostatní údaje jako např. adresa, jméno firmy, kontaktní osoby už nemusejí být  až tak důležité, ale záleží na oboru Vaší činnosti, které údaje jsou pro Vás u kontaktu podstatné.

Vyberte si tedy pro sebe nejvhodnější způsob, jak databázi vytvořit a které údaje do ní zaznamenávat, a pusťte se do toho. Takto připravenou databázi začněte plnit kontakty.

Jak kontakty získávat?

Photo Credit: theodoritsis cc

Photo Credit: theodoritsis cc

No jo, ono se to lehce řekne, začít plnit databázi kontakty, ale kde je vzít? Kontakty můžete získávat v živém světě, to znamená při osobním kontaktu, nebo v digitálním světě, to znamená prostřednictvím webových stránek, emailů, sociálních sítí apod. Pojďme se teď ale podívat na to, jak s databází pracovat, na co se soustředit a na co si dávat pozor.

Určitě je potřeba si uvědomit, že proces získávání kontaktů do databáze je dlouhodobý ne-li nekonečný proces, protože v průběhu času se budou některé kontakty z Vaší databáze odhlašovat a určitě nechcete, aby Vám z ní nezbylo nic :). Takže je potřeba ji neustále doplňovat kontakty novými. Další důležitou otázkou je aktuálnost údajů. Ani sebevětší databáze, plná neaktuálních emailových adres, Vám není k ničemu.

Třídění kontaktů

Photo Credit: EvelynGiggles  cc

Photo Credit: EvelynGiggles cc

Vaše kontakty v databázi je vhodné třídit do několika skupin – podle toho, jaké informace jsou pro ně důležité, jak jste je získali atp. Příkladem může být vytvoření tří skupin: zákazníci, potenciální zákazníci a ostatní. Zase záleží na oboru Vaší činnosti, jak si kontakty roztřídíte. Jde o to, zasílat různým skupinám ty nejvíce cílené informace.

Získávání kontaktů a právní úprava

Získáváním, zpracováním a uchováváním osobních údajů se zabývá zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Pro Vás z tohoto zákona při budování vlastní databáze vyplývá, že všechny získané údaje musíte uchovávat tak, aby nedošlo k jejich zneužití. Osobní údaje těchto kontaktů nesmíte bez jejich vědomí poskytovat dalším osobám a vždycky musíte mít od těchto kontaktů souhlas s tím, že jim můžete svá sdělení zasílat. V neposlední řadě, pokud kontakt požádá o vyřazení z Vaší databáze, jste povinni toto respektovat. V opačném případě se vystavujete nebezpečí právního stíhání a může Vám hrozit pokuta i ve výši 5 milionů Kč.

Jak na seznam kontaktů prakticky

Pokud se rozhodnete využít v začátku Excel, vytvořte si tabulku a začněte jí plnit. Nejjednodušší je jako první vložit kontakty na své zákazníky a lidi, které znáte. Dále můžete například prolistovat Vámi získané vizitky a kontakty z nich si uložit do databáze. Používáte k odesílání emailů např. Outlook nebo jiný poštovní nástroj? Vyexportujte si kontakty z něj a přidejte do databáze. To byla ta jednodušší fáze. Teď je na čase začít získávat kontakty na lidi, které neznáte. A jak na to?

V běžném každodenním životě se určitě potkáváte se spoustou lidí, z nichž by se někteří mohli zajímat o věci, které děláte. Nabídněte jim tedy, že pokud Vám dají na sebe kontakt, odměnou jim za to pošlete email, který bude obsahovat informace, které by je mohly zajímat, případně by jim mohly být nějak prospěšné.

V digitálním světě to může být pro Vás možná jednodušší, protože řadu kontaktů můžete získávat automaticky, aniž byste je museli aktivně oslovovat. Máte vlastní webovou stránku? Pokud ano, tak to je skvělé. Vytvořte si například nějakou brožuru s informacemi z Vašeho oboru, které by mohly být pro návštěvníky Vašich stránek zajímavé. Nabídněte jim, že si budou moci brožuru stáhnout výměnou za to, že zadají svůj email. Pokud nemáte nebo nechcete hned tvořit brožuru, určitě přijdete na to, co nabídnout za zadaný email. Pokud svojí webovou stránku nemáte, nevadí. Můžete si ji jednoduše vytvořit např. pomocí marketingového software Clipsan.

automat - brožura

Přistávací stránka s brožurou ke stažení zdarma

Máte účet na Facebooku nebo jiné sociální síti? Nabídněte i tam svým kamarádům totéž – výměnou za kontakt. Pokud tento materiál nebo informace budou pro ostatní dostatečně lákavé a užitečné, budou Váš odkaz šířit dále a Vy tím získáte další a další nové kontakty.

Pomůže Vám kontaktní formulář

Jak jsem už uvedl, pokud máte webové stránky, můžete díky nim získat nové kontakty. Pomůže Vám v tom kontaktní formulář.  Sami jste se určitě s takovými formuláři na mnoha stránkách setkali. Můžou mít různou podobu, nejjednodušší umožňují vložit pouze emailovou adresu, jiné i jméno případně telefonní číslo. Záleží na Vás, jaké údaje chcete získat. Počítejte s tím, že je lépe požadovat méně, protože ne každý je ochotný poskytnout všechny své údaje  a formulář vyplňovat podrobně. A kde takový formulář pro své stránky získat a kam ho umístit?

Pokud máte svoje stránky postavené na redakčním systému například jako my na WordPressu, v jeho administraci najdete možnost vytvořit si kontaktní formulář pomocí modulu Contact form 7. Pokud to nezvládnete sami, požádejte svého IT správce, bude to pro něj hračka na pár minut. Sami si rozhodněte, jaké údaje kromě emailu budete chtít získat. Doporučuji alespoň jméno, protože pak můžete u kontaktu nastavit oslovení a posílat personalizované emaily.

Ukázka formulářů vytvořených ve WordPressu

Společnosti K2 finance stačí zadat pouze email výměnou za zasílání novinek

Společnosti K2 finance stačí zadat pouze email výměnou za zasílání novinek

V kontaktním formuláři studijního centra BASIC si kromě zadání jména a emailu můžete rovněž vybrat jednu z poboček, kde se chcete zúčastnit bezplatné konzultace.

V kontaktním formuláři studijního centra BASIC si kromě zadání jména a emailu můžete rovněž vybrat jednu z poboček, kde se chcete zúčastnit bezplatné konzultace.

Firma Edolo výměnou za email a jméno zasílá tipy pro podnikání.

Firma Edolo výměnou za email a jméno zasílá tipy pro podnikání.

Firma Otto Bock posílá výměnou za jméno a email příručku pro rodiče hendikepovaných dětí

Firma Otto Bock posílá výměnou za jméno a email příručku pro rodiče hendikepovaných dětí

Druhou možností jak si vytvořit kontaktní formulář je prostřednictvím mailingového nástroje. Pokud používáte na odesílání emailů nějaký mailingový systém, většinou je jeho součástí i možnost vytvoření kontaktního formuláře, který si pak můžete vložit na webové stránky nebo na přistávací stránku. V Clipsanu máme připravené 3 šablony formulářů, stačí, když si vyberete, jestli chcete formulář pouze s emailem, emailem a jménem anebo emailem, jménem a telefonním číslem. Rovnou si můžete nastavit, jaký případný automat spustit a automaticky zájemci odchází to, o co projevil vyplněním kontaktu zájem. Vy se tak nemusíte o nic starat a Vaše databáze se rozrůstá. Právě automatům jsme se věnovali v jednom z předchozích článků „Autoresponder posílá emaily automaticky za Vás„. Clipsan pak sám vygeneruje HTML kód formuláře, který pak jen stačí vložit na webové stránky.

fomulář clipsan

Takto vypadá příprava formuláře v Clipsanu

Pokud ještě formulář na stránkách nemáte a chcete využít našich připravených šablon v Clipsanu, můžete se zde zaregistrovat a zdarma si formulář vytvořit.

Nejčastější chyby při budování databáze

Photo Credit: anieto2k   cc

Photo Credit: anieto2k cc

Chyby, kterých se někteří při budování vlastní databáze dopouští, můžeme v základu rozdělit na dvě kategorie.

První jsou technického rázu. Sem můžeme zařadit to, že evidujeme neúplné a neaktuální kontakty, tyhle kontakty nemáme roztříděné do skupin, neautomatický sběr kontaktů, kdy vše je potřeba dělat ručně. Častou a velkou chybou je, pokud databáze není budována systematicky a neustále. Můžeme sem zařadit i to, že nemáme souhlas s jejich zanesením do naší databáze a tudíž rozesíláme na tyto adresy nevyžádanou poštu.

Druhý problém je spíše psychologický – osobní blok člověka oslovovat cizí lidi a žádat je o jejich kontakt. Tady platí jedna rada: začněte tím, co je pro Vás jednodušší. Pokud máte problém osobně si říci někomu o kontakt, začněte kontakty sbírat v digitálním světě, prostřednictvím webových nebo přistávacích stránek. Komunikujte s přáteli na Facebooku a postupně se určitě naučíte získávat kontakty i v živém světě.

Buďte první ve Vašem oboru

Když se bavím s majiteli firem, vidím, že v mnoha odvětvích ještě ani nezačali sbírat kontakty. Email marketing  a budování emailových databází je v našich podmínkách stále ještě v plenkách. Mně samotnému trvalo pěkně dlouho, než jsem začal získávat kontakty. I teď vidím, že není pozdě. Záleží na Vás, jestli budete čekat na ostatní nebo se necháte inspirovat od těch, kteří už začali a pustíte se do sběru kontaktů už teď.

Je tedy jasné, že seznam emailových kontaktů je velice důležitý. Na začátku jsou to pouze nové emailové adresy, ale pokud s nimi dokážete šikovně pracovat, dříve nebo později se z nich stanou Vaši zákazníci.

Jak je důležitá databáze emailů pro Vás? Dejte mi vědět v komentářích.

P. S. Pokud se Vám článek líbil, přihlaste se k odběru marketingových rad a postupů jednou týdně do emailu.

Následující záložky mění níže uvedený obsah.
Václav Krajňák
Václav pomáhá podnikatelům a malým firmám napříč obory prodávat a vydělávat na internetu víc pomocí strategií a systémů na maximalizaci zisku. Založil službu pro automatizaci prodeje a marketingu Clipsan. Nahrává týdenní podcast pro podnikatele a marketéry Strategické zisky.

Sdílejte

2 komentáře


  1. Roman, Kompletreal, s.r.o. napsal:

    Pozdravujem Vás,
    tento článok mi práve prišiel vhod, nakoľko aj v našej firme bojujeme o každého zákazníka a každé zarobené euro, tak som sa rozhodol spustiť systematické budovanie databázy kontaktov. Dnes budem svojich spolupracovníkov učiť prečo a ako budovať databázu, ako s ňou pracovať a čo z toho budú mať. V podstate stačí zákazníkovi poslať blahoželanie k meninám, narodeninám, k významným štátnym sviatkom a tak sa meno spoločnosti zakorení v pamäti zákazníka, je to nenásilné, nič mu nepredávame, ale keď bude potrebovať realitné služby, tak si na nás spomenie. Samozrejme mám v pláne aj zasielanie noviniek. Dnes máme databázu cez 1200 mailov a doteraz sme ju nijak nevyužívali. Toto máme za necelý rok a bez práce. Časom chcem spustiť získavanie kontaktov cez brožúru aj žmýkaciu stránku na našom blogu alebo webe, len musím technicky vyriešiť ako na to.
    Ľudia choďte do toho, raz sa to určite vráti mnohonásobne. Výborný článok, odkaz pošlem aj svojim pracovníkom.
    Ďakujem

    1. Vaclav Krajnak napsal:

      Máte pravdu i drobné připomenutí několikrát za rok nenásilnou formou dělá divy. Děkuji za komentář Romane a držím palce.




Napište svůj názor

Novinky na email

Získejte nejnovější články a návody jako první.

Využijte chatboty v podnikání
Ještě nevyužíváte nový marketingový trend, který drtí všechny ostatní?
Tak hned sáhněte pro návod „Využijte chatboty v podnikání”!

Odesláním formuláře souhlasíte s tím, že údaje budeme zpracovávat pro marketing v souhladu s Ochranou dat a Podmínkami.