Ve skutečnosti totiž pod email marketingovou strategii patří každý email, který kdokoliv z firmy odešle směrem ven.
Abychom tomu dali nějaký řád, tak jsem rozdělil emailové zprávy do několika typů. Když si je projdete, ihned budete vědět, na který z nich se soustředit. Ať už proto, že se v něm největší binec nebo proto, že je v něm největší potenciál.
Těch typů jsem našel celkem…
5 typy emailů
- Základní komunikační emaily
- Transakční emaily
- Prodejní emaily a nabídky
- Newslettery a zpravodaje
- Emaily na budování vztahu
Tohle rozdělení rozhodně není dogma. Rád uslyším Váš názor v komentářích. Ale předtím, pojďme se na ně podívat zblízka.
Základní komunikační emaily
Do téhle skupiny emailů patří veškerý kontakt firmy s okolním světem, zákazníky, potenciálními zákazníky, a dalšími osobami. Tyto emaily posílají pracovníci firem i její majitel a manažeři dnes a denně. Málokdo si ale uvědomuje, že i v těchto základních emailech je prostor pro marketing. I při odeslání hlášení zákazníkovi totiž můžete do emailu přidat nějaký „prodejní” prvek. Tím může být například odkaz na nový produkt, na zachytávací stránku, na webinář, apod. Nejčastěji do podpisu nebo pod něj formou P. S.
A nejen to. Při této každodenní komunikaci si budujete vztah ke svému zákazníkovi. To jak s ním jednáte i prostřednictvím emailů. To jakým způsobem komunikujete zůstává uloženo téměř na věky. Takže věnujte pozornost gramatice, a i když to dneska moc nenosí, používejte diakritiku.
Nejsem v tomto případě příliš fanda grafických šablon. Ale nastavit si grafický podpis s fotkou může být funkční řešení a umí to Outlook, Gmail i další správci pošty.
 Podpis v emailu Alfa Software |
 Podpis v emailu Business Success |
Jestli se nějaké typy emailů často opakují, tak je určitě fajn mít připravené obsahové šablony. Jeden z mých klientů vychytal, nejčastější otázky, které dostává a připravil na ně hodně obsáhlé odpovědi. A když mu někdo napíše, prostě zkopíruje text a přidá podpis. Příjemce si pak může myslet, že s řešením jeho problému strávil spoustu času.
Příklad některých základních emailů:
- odeslání nabídky
- odeslání faktury
- emaily v průběhu realizace zakázky
- odpověď na dotaz na zákaznickou podporu
- vyřízení reklamace
- veškerá další každodenní komunikace
Výhody
Výhodou těchto základních emailů je fakt, že v nich je prostor pro marketing a prodej přidáním drobných prvků jako například odkazů na nové produkty, novinky ve Vašem sortimentu, odkaz na plánované akce. Tyto emailové zprávy jsou velmi osobní, protože v drtivé většině jde o komunikaci mezi dvěma osobami.
Nevýhody
Asi největší překážka je „donutit” všechny ve firmě, aby používali ten samý styl zprávy, podpisu a případně ho měnili v rámci kampaní. To může být klidně i projekt na měsíc. Přitom taková …, že 🙂 Další nevýhodou těchto zpráv je, že se musí tvořit znovu a znovu. Takže si v době neustálého zrychlování udělejte pauzu a mrkněte se na to, co můžete zabalit do šablon nebo do…
Transakční emaily
Takový email reaguje na transakci nebo akci, kterou zájemce provedl nebo naopak neprovedl. Nemusí to být nutně platební transakce. Základní rozdíl mezi transakčními emaily a hromadnými zprávami je ten, že transakční jde v jeden čas na jednoho zájemce, kdežto hromadná zpráva jako newsletter jde na hodně lidí najednou.
Někdo vyplní poptávku na webu a obratem dostane potvrzení – to je transakční email. Oproti základním komunikačním emailů jde hlavně o to, že existuje jasná šablona takového emailu.
U nás ve firmě například máme přesně nastaveno, jaký email provází fakturu k zákazníkovi, a jak reagujeme v případě, že za tuto fakturu obdržíme úhradu. Je to možná drobnost, která nic nestojí, ale máme na ni kladné reakce. Někteří zákazníci i na tyto transakční emaily odpovídají, protože jsou personifikované. Ne vždy se stane, když někomu zašlete fakturu, že z toho má radost 🙂
 Náhled emailu při odesílání faktury zákazníkovi |
 Náhled emailu při obdržení úhrady za fakturu |
Navíc když na transakční emaily nasadíte šablony, tak budou vypadat efektně a navíc budou pro zákazníka snadno identifikovatelné.
Příklady některých transakční emailů:
- potvrzení o přijetí poptávky
- zaslání pravidelné faktury
- potvrzení přijetí platby
- přijetí reklamace
- přijetí požadavku na zákaznickou podporu
- automatické zaslání vyžádaného e-booku, videa
- hlášení stavu objednávky v e-shopu
- …
Výhody
Výhodou těchto emailů je fakt, že jednou nastavíte a pak už se o ně v podstatě nikdy nestaráte. Prostě fungují. Ale určitě je fajn jednou za čas udělat revizi obsahu, změnit texty a zkontrolovat, jak moc jsou využívané. Také je v nich je prostor pro marketing a prodej. Určitě je fajn, když třeba v zákazníkovi, který vyplnil formulář s požadavkem na podporu přidáte do emailu odkaz na odpovědi na nejčastější otázky. U faktur zase můžete připomenout novinky ve službě nebo představit aktuální nabídku. Oproti newsletteru je totiž větší pravděpodobnost, že si transakční zprávu otevře.
Nevýhody
Nevýhodou těchto emailů je hlavně to, že se musí napojit na akce. To často vyžaduje zásah programátora. V dnešní době to, ale velmi dobře dokáže řešit třeba plugin do WordPressu na tvorbu kontaktních formulářů Contact Form 7 nebo přímo formuláře z email marketingových systémů. Až v nejzazším případě je možné využít napojení na API mailingového systému, který takové akce podporuje.
Prodejní emaily a nabídky
Účel těchto emailů je jasný. Prodat. Získat nového zákazníka. A i když hned napoprvé příjemce nekoupí, podle jeho reakce, na něj můžeme cílit další mailing. Pokud z nabízeného sortimentu sportovních potřeb klikne na odkaz nového typu kola ve Vašem sortimentu, lze předpokládat, že je vášnivý cyklista a další emaily, které mu později budete posílat se budou týkat právě jízdních kol a cyklistiky.
Mezi tento typ emailů řadíme:
- informace o nových produktech
- akční nabídky
- slevy a slevové kupony
- hity sezony
- …
U těchto emailů je na první pohled patrné, že jde o prodejní nabídky. Co se týče grafiky, jsou často hodně nápadné, barevné, obsahují velké množství obrázků, označení původní a zlevněné ceny a jiné prvky. Vždy musí obsahovat výzvu k akci – to znamená např. objednejte si, kupte, více informací, rezervujte, registrujte se, aj.
 Prodejní emailu Mallu |
 Prodejní email Alzy |
Výhody
Díky těmto prodejním emailům dochází k objednávkám. Vedou čtenáře přímo ke koupi. A to je také jejich hlavní nevýhoda…
Nevýhody
Schránky příjemců jsou přeplněny prodejními emaily. Ze stran odesílatelů jde doslova o plošné bombardování. A to i lidí, kteří nemají zájem aktuálně něco nakupovat. Na to samozřejmě reagují poskytovatelé emailových účtů. Google vytvořil v emailových schránkách svých příjemců záložku „PROMO AKCE“ a veškeré tyto emaily zařazuje rovnou do této záložky (pokud si ji uživatel nezruší). To samé v letošním roce udělat i Seznam. Sledovali jsme, jak tato změna negativně ovlivnila úspěšnost odesílaných kampaní, a není to moc zábavná podívaná.
Tenhle hlavní neduh prodejních emailů lze eliminovat tím, že budete měřit a sledovat, co daný odběratel otevřel, na co klikl a projevil tak zájem. Pak mu budete posílat cílené nabídky o tom, co ho zajímá. A jak je možné to poznat? Sledujte, na jaké odkazy příjemce klikne v emailu, nebo na základě historie jeho objednávek, případně zda při registraci zaškrtl, jaké informace ho zajímají. Tento přístup je sice složitější, než poslat jednu hromadnou zprávu na celou databázi, ale dlouhodobě díky němu dosáhnete lepších výsledků.
Newslettery a zpravodaje
Dalším typem emailů jsou newslettery a zpravodaje. Jejich hlavním cílem je předávat informace. Jedná se o informace, které je možné sdílet a slouží k budování důvěry ke značce, firmě nebo k Vám jako odborníkovi.
Obsahem těchto zpravodajů může být například:
- novinky ve firmě
- informace o oboru
- informace o připravovaných aktualizacích produktů
- oznámení plánovaných firemních akcí
- odpovědi na časté dotazy zákazníků
- odkaz na nový článek na blogu
- případová studie, co se podařilo, jakých výsledků zákazník dosáhl
- …
 Pravidelný newsletter pro e-shopy |
 Newsletter Megapixel |
Výhody
Záběr těchto emailů je široký. Lze psát prakticky o čemkoliv. Tyto emaily jsou většinou jednotné, to znamená jsou připraveny v nějaké šabloně, takže na první pohled je patrné, že jde o pravidelný newsletter. Podle délky do nich můžete vkládat více různých odkazů a poté ve statistikách sledovat, co příjemce zajímalo více, co méně, na které odkazy klikali nejčastěji. Pro Vás jako autora je volba šablony o to výhodnější, že máte pevně danou strukturu a měníte pouze některé textové části.
Díky rozesílání těchto zpravodajů o sobě dáváte pravidelně vědět, jste stále na očích Vašich příjemců.
Nevýhody
Na druhou stranu mají newslettery i své nevýhody. Obsahují velké množství informací, které většinou nemají příjemci moc času číst. Ruku na srdce. Ke kolika zpravodajům jste Vy sami zaregistrovaní a kolik z nich skutečně čtete. Pokud tedy připravujete newslettery, zaměřte se spíše než na kvantitu na kvalitu. Pokud budete poskytovat opravdu hodnotné informace, Vaši čtenáři si je najdou a najdou si i čas je přečíst. Opravdu cílené newslettery mohou mít otvíranost i přes 50%.
Velkým nebezpečím u zpravodajů je také fakt, že se velmi často stanou stereotypními. Další článek. Další video. No dobře, podívám se na něj příště… A to se nikdy nestane. Ve většině případů to vůbec nevadí. Čtenář necítí prodejní tlak a reaguje podle svých potřeb.
Emaily na budování vztahu
Tento typ emailů slouží k vybudování pevného vztahu se zákazníkem. Jsou vhodné spíš pro svobodná povolání případně bloggery. Jejich obsah není nijak graficky nápadný, vypadají spíše jako běžný email mezi dvěma přáteli. Úkolem těchto emailů není prodat, ale podělit se o Váš příběh, klidně i nějakou humornou zkušenost z Vašeho života nebo života Vaší firmy.
Od ostatních typů emailů se liší tím, že jsou osobní a zpočátku hodně časté. Klidně i každý den jeden email. Jejich obsahem bývá většinou osobní příběh a nemusí obsahovat ani žádný odkaz. Tohle není typ zprávy, kterou posílají korporace a distingovaní kravaťáci.
Odlišují se také tím, že je posíláte na úzkou nebo vybranou skupinu příjemců, nejde o masivní obesílání celé Vaší databáze. Díky tomu, že jsou zaměřeny na úzkou skupinu příjemců, tak když v nich položíte otázku, většinou obdržíte odpověď.
Příklady uvádět nebudu, protože si každý musí vybrat, to, jaký styl mu nejvíc sedí. Jeden posílá motivační zprávy, druhý ventiluje svou rozlobenost, třetí je ulisný (třeba ne schválně) a další si hlavně dělá srandu. Ani jeden směr není špatně ani správně, každý totiž přitahuje jiné zákazníky.
 Email na budování důvěry od Nevýchovy |
 Email na budování vztahu od Moniky Mihaličkové |
Výhody
Tyto emaily mají velkou míru otevření a to proto, že o Vaše informace příjemce stojí, přečtě si každý email. Nutno ale podotknout, že také dokáží pěkně provětrat Vaši databázi. Díky velké četnosti těchto emailů zůstanou opravdu ti věrní a ostatní se odhlásí.
Nevýhody
Jejich hlavní nevýhoda je hlavně jejich tvorba. Hodně často totiž musíte připravovat zajímavý obsah, což může poměrně náročné. A dále ne každý je ochoten přijímat takové množství emailů, takže jak jsem řekl, zůstanou jen ti nejvěrnější.
Ideální je kombinovat
Představil jsem Vám pět typů emailů, které můžete posílat a možná posíláte svých zákazníkům. Není ale možné říct, že se pro Vás hodí pouze jeden typ, nebo že se vyloženě některý do Vašeho email marketingového plánu nehodí. Ideální je kombinace těchto typů. Každý má ve Vašem plánu své místo.
Základní emaily posíláme všichni každý den. Transakční emaily za nás posílají automaty. Podívejte se na ně a určitě najdete prostor, kde je vylepšit. Přidejte do nich nějaký drobný prvek, který dokáže velké věci.
S prodejními emaily počítá skoro každý, kdo o email marketingu jenom slyšel. U nich pozor, abyste to nepřehnali s četností. Hlavně zpočátku, kdy získáte kontakt od nového člověka je vhodnější nejdříve začít se zasíláním newsletterů. Dejte příjemci prostor Vás poznat, vybudovat si důvěru. Pak se nemusíte bát prodejní email poslat.
Pokud budete připravovat a rozesílat newslettery, jenom dobře. Díky nim dokážete představit sebe, své produkty, udržíte se v povědomí svých příjemců. Až budou řešit nějaký problém, je pravděpodobné, že se na Vás sami obrátí. Budou Vaši značku vnímat jako odborníka ve svém oboru a budou Vám důvěřovat.
Své místo si mezi Vašimi kampaněmi zcela jistě najdou také emaily určené k budování důvěry a vztahu. U nich je potřeba být opatrní při výběru skupiny příjemců. Rozhodně se nemůžete bát být osobní. Jak z Vaší strany, tak ze strany příjemce.
Chcete se pustit do transakčních nebo hromadných zprávy? Otevřete si účet ve službě Clipsan a posílejte emaily zdarma.
Jaký typ emailů posíláte nejčastěji Vy a kde vidíte přínosy a nástrahy?
Pochlubte se do komentářů, jsem zvědavý 🙂
Václav Krajňák
Ano, transakční emaily z Clipsanu jsou velice snadno identifikovatelné. Takže jsem jej dnes ani nečetl a rovnou odepsal na email, který jsem ze zvyku „očekával“…