V souvislosti s blížící se účinností Nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) jsme v Clipsanu byli pilní jako včelky a připravili spoustu novinek.
Ty pomůžou klientům marketingového systému zpracovávat osobní údaje v souladu s nejnovějšími podmínkami.
Clipsan je založen na práci s osobními údaji. Nařízení se tak týká každého klienta, který ho používá.
Do seznamování s GDPR se tady pouštět nebudu, na to se podívejte na přehlednou brožuru GDPR hezky česky. Až si ji projdete, budete nejen vědět o každé části Nařízení, ale také získáte seznam úkolů, které z nich plynou.
GDPR vašemu podnikání prospěje
Teď jste se možná pousmáli, protože veřejností je GDPR vnímáno jako hrozba.
Co si to v Bruselu zase vymysleli? Téměř dva roky se mluví o milionových pokutách, zatížení byrokracií a nesmyslných úpravách. Právníci mají žně.
Ochrana osobních údajů a marketing se souhlasem nejsou žádné novinky. Konkrétně o marketingu psal Seth Godin už v roce 2007.
U nás v České republice máme zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, který práci s daty zákazníků upravuje.
Jenom se jím doteď nikdo moc neřídil (a Úřad pro ochranu osobních údajů ho neprosazoval), a tak jsou naše e-mailové schránky neustále plné nabídek od podnikatelů, kteří spamují.
Na druhé straně každého problému čeká příležitost.
A teď nemluvím o příležitosti přiživit se na strachu a rozjet konzultační firmu na GDPR.
V čem je tedy příležitost?
V tom, že se podíváte na svůj marketing pragmatickýma očima. A to bude mít přínos pro vás i pro vaše zákazníky – současné i budoucí.
Většina podnikatelů se na marketing dívá tak, aby se jim líbil. Daleko důležitější (a je to těžké slyšet) jsou důležité procesy, které se v marketingu dějí.
Když tedy odhrnete třpytivou masku, co se pod ní v ukrývá?
Díky GDPR máte příležitost udělat si pořádek ve svých datech.
- Jaká osobní data od lidí máte? (Dokážete využít to, co máte?)
- Máte je od lidí opravdu dobrovolně? („Našli“ jste je na webu nebo se sami přihlásili?)
- Kam je ukládáte a kdo k nim má přístup? (Jsou v Excelech nebo v jednom systému?)
- Jak máte zajištěnou bezpečnost dat? (Neukradne vám je jednoduše zhrzený kolega?)
Díky GDPR máte i příležitost posílit důvěru svých zákazníků. Transparentnost a srozumitelnost je v dnešní době sexy.
- Člověk se může seznámit s tím, proč jeho osobní údaje chcete, co s nimi děláte, jak je využíváte.
- Uvidí, že zodpovědně přistupujete k jejich ochraně.
- Pozná, že děláte marketing, který lidi přitahuje místo toho, aby na ně tlačil.
Po 25. květnu možná bude vaše databáze kontaktů o něco tenčí, ale zase o to kvalitnější.
Zvýší se poměr otvíranosti, proklikovosti. Lidé nebudou vaše newslettery označovat jako spam. To všechno zvyšuje reputaci u poštovních serverů a zvyšuje doručitelnost e-mailových kampaní.
Ceny zůstávají stejné a dost možná se vám díky zmenšení databáze sníží.
My v Clipsanu to přivítáme. Nejsme jako dodavatelé elektřiny, kteří zvedají ceny kvůli tomu, že lidé šetří. 🙂
7 užitečných novinek v Clipsanu
Cože tedy najdete v Clipsanu nového a užitečného?
Jak je Clipsan na GDPR připraven?
1) Formuláře pro sběr kontaktů
Newsletter s novinkami i obchodními nabídkami můžete zasílat jenom lidem, od kterých máte souhlas. Ten máte buď na základě smlouvy, oprávněného zájmu nebo vám ho člověk dal explicitně.
Souhlas musí být dobrovolný, ničím nepodmíněný, srozumitelný a prokazatelný.
Všechny formuláře si můžete upravit tak, aby splňovaly podmínky GDPR.
Ke každému formuláři vložit odkaz na Prohlášení o zpracování osobních údajů na základě souhlasu nebo jiný dokument podle typu a účelu formuláře.
Přes jeden formulář můžete získávat i více souhlasů pro různé účely zpracování.
Pomocí zaškrtávacích tlačítek se může člověk rozhodnout, s čím souhlasí a s čím ne. Třeba budou chtít informace o vašich produktech a službách, ale ne o vašich affiliate nabídkách.
2) Přehledná evidence souhlasů
Ať už souhlasy od potenciálních zákazníků získáváte přes formuláře, telefonicky nebo na osobní schůzce, v Clipsanu s vámi počítáme.
Souhlasy automaticky nebo ručně přidáváte ke kontaktům.
Nejprve si nadefinujete jeden nebo více souhlasů a pak s nimi můžete libovolně nakládat v rámci celého Clipsanu. Třeba je i hromadně nastavit pro celou skupinu kontaktů.
U každého kontaktu ihned vidíte, kdy a s čím souhlasil.
V detailu kontaktu jsme vedle skupin a štítků přidali přehled souhlasů. Jednoduše souhlas přidáte nebo ho odvoláte a všechno se zapíše do historie.
Lépe už se na kontrolu z Úřadu pro ochranu osobních údajů (UOOU) nepřipravíte.
3) Dvoukrokové přihlášení – Double opt-in
Vyplnění formuláře lze brát jako souhlas, ale kontrolní úřad doporučuje ještě jeho potvrzení kliknutím přímo v e-mailové schránce.
Běžné přihlášení bez potvrzení se nazývá „single opt-in“ a zmíněné dvoukrokové pak „double opt-in“.
Zaveďte double opt-in plošně nebo s chirurgickou přesností.
Double opt-in není povinný, ale můžete si ho přidat k vybraným formulářům nebo ho vynutit pro všechny své kontakty. A nemusíte přitom upravovat žádný formulář.
Všechny kroky přihlášení máte plně pod kontrolou.
Po vyplnění formuláře člověk uvidí stránku, kterou si nastavíte. Dostane e-mailovou zprávu, kterou si vyšperkujete. A konečně po odkliknutí potvrzení uvidí to, co jste mu slíbili.
Přihlášené a zatím nepotvrzené kontakty před vámi neschováváme (na rozdíl od konkurence). Vy jako Správce máte právo na plný přístup ke svým datům.
Přečtěte si více o double opt-inu i jeho výhodách a nevýhodách.
4) Snadné úpravy osobní údajů
Nařízení dává lidem právo obrátit se na správce osobních údajů s dotazem, jaké osobní údaje zpracovává. Můžou také žádat o opravu, doplnění, nebo třeba omezit zpracování.
Práce s kontakty je v Clipsanu maximálně jednoduchá kdykoliv a kdekoliv.
- Přihlasíte se do Clipsanu třeba jen z mobilu.
- Zadáte jméno nebo e-mail.
- A hned máte přístup k údajům i jejich úpravě.
Zbavte se údajů, které nepotřebujete.
Jedním z principů Nařízení je minimalizace dat – měli bychom zpracovávat pouze data, která opravdu potřebujeme.
Na několik kliknutí odstraníte kontakty bez souhlasu i uživatele bez oprávnění k přístupu k datům.
5) Export osobních údajů
Lidé mohou požádat o přehled osobních údajů, která o nich zpracováváte i o jejich přenos k jinému správci.
U každého kontaktu najdete srozumitelný export dat.
Jedním kliknutím vytvoříme textový soubor, který obsahuje všechna data o daném kontaktu. Co vyplnil do formulářů. S čím souhlasil. Jakou zprávu otevřel. Na co klikl. Jaké stránky viděl. Co si objednal.
Chráníte se proti zneužití ze strany veřejnosti i uživatelů.
Každý export detailních dat evidujeme do historie. Budete mít přehled o tom, když o něj jeden člověk žádá každý týden. Zachytíte také „podezřelé“ exporty od svých uživatelů.
6) Mazání osobních údajů
Nařízení dává lidem „právo být zapomenut“. V praxi to znamená právo na vymazání osobních údajů.
Původní data anonymizujeme a vytvoříme záznam o výmazu.
Odstraníme všechny osobní údaje. Promažeme všechny zprávy, které daný kontakt dostal. Zapomeneme na všechny IP adresy, které kdy použil.
I když data zmizí, tak potřebujete mít v ruce důkaz, že jste to udělali. Ten budete mít pro kontrolu k dispozici na samostatném výpisu.
Objednávky a účetnictví zůstanou v pořádku.
Není možné žádat o vymazání osobních údajů, které potřebujete pro účetnictví. Marketingové údaje odpojíme od účetnictví a evidenci pro případnou kontrolu z Finančního úřadu budete mít bez chyb.
7) Reaktivační kampaně
Hodně podnikatelů a marketérů se bojí o svou těžce vybudovanou databázi kontaktů.
Můžete se získanými kontakty komunikovat i po 25. květnu 2018 nebo je potřeba celou databázi smazat a začít od nuly?
Jednoduchá odpověď: Rozhodně nic nemažte…
Tedy za předpokladu, že jste současné kontakty získali organicky dobrovolným přihlášením…
Pokud nemáte souhlas se zpracováním dat podle GDPR, připravte reaktivační kampaň a získejte ho.
Využijte jednu ze dvou připravených šablon nebo si vytvořte vlastní.
Připravíte si newsletter, ve kterém příjemce požádáte o souhlas se zpracováním osobních údajů. Příjemce jednoduchým kliknutím svůj souhlas potvrdí.
Získaný souhlas budete mít se všemi náležitostmi v evidenci.
Uložíme čas i IP adresu, ze které byl souhlas potvrzen. V historii kontaktu máte uložený obsah zprávy. Vše je absolutně průhledné jak pro kontrolu, pro příjemce i pro vás.
A co s těmi, co souhlas nepotvrdí?
Uvědomte si, že na výzvu zareagují ti, co mají zájem. Ty, co zájem nemají, můžete v klidu z databáze odstranit.
Víc se o reaktivačních kampaních dozvíte v článku Jak připravit současnou databázi kontaktů na GDPR.
Všechna data jsou v EU
V rámci našeho interního auditu jsme prošli všechny součásti Clipsanu i úložiště dat.
Všechna data našich uživatelů, které zpracováváme, jsou uložena v datových centrech v Evropské unii. Drtivá většina z nich pouze v České republice. Žádná data nepředáváme ke zpracování do třetích zemí.
Co by na to řekla máma?
V šedesátých letech říkal marketingový guru David Ogilvy: „Zákazník není kretén. Je to vaše žena.“
Dnes mají ženy často daleko větší rozhled než muži, takže to není férové hledisko. Raději při přijímání podmínek GDPR myslete na starší generaci a lidi, kteří za minutu neví, na co klikli.
Představte si, že v databázi máte údaje své mámy. Jak byste chtěli, aby o ně bylo postaráno?
My v Clipsanu děláme všechno pro to, aby mámy i jejich synové a dcery mohli klidně spát.
Ale stále jsme „jen“ Zpracovatel, hlavní zodpovědnost je na Správci.
Václav Krajňák
